1. Introduction
Ideotext ("we," "our," or "us") is committed to protecting your privacy. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and safeguard your information when you visit our website or use our translation and localization services. Please read this privacy policy carefully. If you do not agree with the terms of this privacy policy, please do not access the site or use our services.
2. Information We Collect
2.1 Personal Information
We may collect personal information that you voluntarily provide to us when you:
- Request a quote or contact us for services
- Create an account on our website
- Subscribe to our newsletter or blog updates
- Submit a testimonial or feedback
- Apply for a career position
This information may include: name, email address, phone number, company name, job title, billing address, and any other information you choose to provide.
2.2 Project Information
When you engage our translation or localization services, we collect information necessary to complete your project, including source documents, target languages, project specifications, and any special instructions or requirements.
2.3 Automatically Collected Information
When you visit our website, we may automatically collect certain information about your device and browsing behavior, including:
- IP address and browser type
- Operating system and device information
- Pages viewed and time spent on pages
- Referring website and search terms used
- Cookies and similar tracking technologies
3. How We Use Your Information
We use the information we collect for the following purposes:
- Service Delivery: To provide translation, localization, and related services
- Communication: To respond to inquiries, send quotes, and provide project updates
- Account Management: To create and manage your account
- Payment Processing: To process payments and prevent fraud
- Marketing: To send newsletters, promotional materials, and service updates (with your consent)
- Website Improvement: To analyze website usage and improve user experience
- Legal Compliance: To comply with legal obligations and protect our rights
4. Information Sharing and Disclosure
We do not sell, trade, or rent your personal information to third parties. We may share your information in the following circumstances:
- Service Providers: With trusted third-party vendors who assist in operating our website, conducting business, or servicing you (e.g., payment processors, hosting providers)
- Professional Partners: With freelance translators or partner agencies when necessary to complete your project (under strict confidentiality agreements)
- Legal Requirements: When required by law, court order, or government regulation
- Business Transfers: In connection with a merger, acquisition, or sale of assets
- Consent: With your explicit consent for any other purpose
5. Data Security
We implement appropriate technical and organizational security measures to protect your personal information against unauthorized access, alteration, disclosure, or destruction. These measures include:
- Encryption of data in transit and at rest
- Secure server infrastructure and regular security audits
- Access controls and authentication requirements
- Employee training on data protection and confidentiality
- Regular backup and disaster recovery procedures
However, no method of transmission over the internet or electronic storage is 100% secure. While we strive to protect your personal information, we cannot guarantee absolute security.
6. Data Retention
We retain your personal information only for as long as necessary to fulfill the purposes outlined in this Privacy Policy, unless a longer retention period is required or permitted by law. Project files and related data are typically retained for a period of 3-5 years after project completion for quality assurance and potential future reference.
7. Your Privacy Rights
Depending on your location, you may have the following rights regarding your personal information:
- Access: Request access to the personal information we hold about you
- Correction: Request correction of inaccurate or incomplete information
- Deletion: Request deletion of your personal information (subject to legal obligations)
- Portability: Request a copy of your data in a structured, machine-readable format
- Objection: Object to processing of your personal information for certain purposes
- Restriction: Request restriction of processing in certain circumstances
- Withdrawal of Consent: Withdraw consent for marketing communications at any time
To exercise any of these rights, please contact us at [email protected]. We will respond to your request within 30 days.
8. Cookies and Tracking Technologies
We use cookies and similar tracking technologies to enhance your browsing experience, analyze website traffic, and understand user preferences. You can control cookie settings through your browser preferences. However, disabling cookies may limit your ability to use certain features of our website.
Types of cookies we use:
- Essential Cookies: Required for website functionality
- Analytics Cookies: Help us understand how visitors use our site
- Functional Cookies: Remember your preferences and settings
- Marketing Cookies: Track your browsing habits for targeted advertising (with your consent)
9. Third-Party Websites
Our website may contain links to third-party websites. We are not responsible for the privacy practices or content of these external sites. We encourage you to review the privacy policies of any third-party sites you visit.
10. Children's Privacy
Our services are not directed to individuals under the age of 18. We do not knowingly collect personal information from children. If you believe we have inadvertently collected information from a child, please contact us immediately so we can delete it.
11. LinkedIn App Integration
If you choose to connect with us through LinkedIn or use LinkedIn authentication on our website, the following additional terms apply:
11.1 Information from LinkedIn
When you authenticate via LinkedIn, we may receive the following information from your LinkedIn profile (subject to your LinkedIn privacy settings):
- Basic profile information (name, email address, profile picture)
- Professional information (job title, company, industry)
- Public profile URL
11.2 How We Use LinkedIn Information
We use information from LinkedIn to:
- Create and manage your account on our website
- Personalize your experience and service recommendations
- Facilitate communication regarding translation services
- Verify your professional identity for business purposes
11.3 Data Sharing with LinkedIn
We do not share your personal information back to LinkedIn except as required for authentication purposes. We do not post to your LinkedIn profile or access your connections without your explicit permission.
11.4 Disconnecting LinkedIn
You can disconnect your LinkedIn account from our website at any time through your account settings. This will not delete your account with us but will remove the LinkedIn integration. You can also revoke our app's access through your LinkedIn privacy settings.
11.5 LinkedIn's Privacy Policy
LinkedIn's use of your information is governed by their own Privacy Policy. We encourage you to review LinkedIn's Privacy Policy at https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
12. International Data Transfers
Your information may be transferred to and processed in countries other than your country of residence. These countries may have data protection laws that differ from those in your jurisdiction. We ensure appropriate safeguards are in place to protect your information in accordance with this Privacy Policy and applicable laws.
13. Changes to This Privacy Policy
We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in our practices or legal requirements. We will notify you of any material changes by posting the new Privacy Policy on this page and updating the "Last Updated" date. We encourage you to review this Privacy Policy periodically.
14. Contact Us
If you have any questions, concerns, or requests regarding this Privacy Policy or our data practices, please contact us:
15. PDPA Compliance (Thailand Personal Data Protection Act)
การปฏิบัติตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA)
English Version
Ideotext is committed to complying with Thailand's Personal Data Protection Act B.E. 2562 (2019) (PDPA). This section outlines your rights and our obligations under Thai law.
Your Rights Under PDPA:
- Right to Access: Request access to your personal data we hold
- Right to Rectification: Request correction of inaccurate or incomplete data
- Right to Erasure: Request deletion of your personal data under certain conditions
- Right to Data Portability: Request your data in a machine-readable format
- Right to Object: Object to processing of your personal data for direct marketing
- Right to Withdraw Consent: Withdraw your consent at any time where processing is based on consent
- Right to Suspend Processing: Request suspension of data processing under certain conditions
- Right to Complain: Lodge a complaint with the Personal Data Protection Committee
Legal Basis for Processing:
We process your personal data based on the following legal grounds:
- Consent: You have given explicit consent for data collection and processing
- Contract Performance: Processing is necessary to fulfill our service agreement with you
- Legal Obligation: Processing is required by Thai law or court order
- Legitimate Interest: Processing is necessary for our legitimate business interests (e.g., fraud prevention, service improvement)
Data Retention:
We retain your personal data only for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, or as required by law. Typically:
- Contact inquiries: 2 years from last contact
- Career applications: 1 year from submission
- Client project data: 5 years after project completion (for accounting and legal compliance)
- Marketing consent: Until consent is withdrawn
Cross-Border Data Transfer:
If we transfer your personal data outside Thailand, we ensure appropriate safeguards are in place, including:
- Transfer to countries with adequate data protection standards
- Use of standard contractual clauses approved by the Personal Data Protection Committee
- Obtaining your explicit consent for the transfer
ฉบับภาษาไทย (Thai Version)
Ideotext มุ่งมั่นปฏิบัติตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA) ส่วนนี้อธิบายสิทธิของคุณและหน้าที่ของเราภายใต้กฎหมายไทย
สิทธิของคุณภายใต้ PDPA:
- สิทธิในการเข้าถึงข้อมูล: ขอเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลที่เราเก็บรักษาไว้
- สิทธิในการแก้ไขข้อมูล: ขอแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์
- สิทธิในการลบข้อมูล: ขอลบข้อมูลส่วนบุคคลของคุณภายใต้เงื่อนไขบางประการ
- สิทธิในการโอนย้ายข้อมูล: ขอรับข้อมูลของคุณในรูปแบบที่สามารถอ่านได้ด้วยเครื่องจักร
- สิทธิในการคัดค้าน: คัดค้านการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อการตลาดโดยตรง
- สิทธิในการถอนความยินยอม: ถอนความยินยอมได้ตลอดเวลาเมื่อการประมวลผลขึ้นอยู่กับความยินยอม
- สิทธิในการระงับการประมวลผล: ขอระงับการประมวลผลข้อมูลภายใต้เงื่อนไขบางประการ
- สิทธิในการร้องเรียน: ยื่นเรื่องร้องเรียนต่อคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
ฐานทางกฎหมายในการประมวลผล:
เราประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของคุณโดยอาศัยฐานทางกฎหมายดังต่อไปนี้:
- ความยินยอม: คุณได้ให้ความยินยอมอย่างชัดแจ้งในการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล
- การปฏิบัติตามสัญญา: การประมวลผลจำเป็นเพื่อปฏิบัติตามข้อตกลงการให้บริการกับคุณ
- หน้าที่ตามกฎหมาย: การประมวลผลจำเป็นตามกฎหมายไทยหรือคำสั่งศาล
- ประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย: การประมวลผลจำเป็นเพื่อประโยชน์ทางธุรกิจที่ชอบด้วยกฎหมาย (เช่น การป้องกันการฉ้อโกง การปรับปรุงบริการ)
ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูล:
เราเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลของคุณเฉพาะระยะเวลาที่จำเป็นเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่เก็บรวบรวม หรือตามที่กฎหมายกำหนด โดยทั่วไป:
- การสอบถามผ่านแบบฟอร์มติดต่อ: 2 ปีนับจากการติดต่อครั้งสุดท้าย
- ใบสมัครงาน: 1 ปีนับจากวันที่ยื่นใบสมัคร
- ข้อมูลโครงการของลูกค้า: 5 ปีหลังจากโครงการเสร็จสิ้น (เพื่อการบัญชีและการปฏิบัติตามกฎหมาย)
- ความยินยอมทางการตลาด: จนกว่าจะมีการถอนความยินยอม
การโอนข้อมูลข้ามพรมแดน:
หากเราโอนข้อมูลส่วนบุคคลของคุณไปยังต่างประเทศ เราจะมั่นใจว่ามีมาตรการคุ้มครองที่เหมาะสม รวมถึง:
- โอนไปยังประเทศที่มีมาตรฐานการคุ้มครองข้อมูลที่เพียงพอ
- ใช้สัญญามาตรฐานที่ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
- ขอความยินยอมอย่างชัดแจ้งจากคุณสำหรับการโอนข้อมูล
Contact for PDPA Inquiries / ติดต่อสอบถามเรื่อง PDPA:
Data Protection Officer (DPO) / เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล:
Email: [email protected]
Phone: +66-2-123-4567
We will respond to your request within 30 days / เราจะตอบกลับคำขอของคุณภายใน 30 วัน
16. GDPR Compliance (For EU Residents)
If you are a resident of the European Economic Area (EEA), you have additional rights under the General Data Protection Regulation (GDPR):
- Right to be informed about data collection and use
- Right to access your personal data
- Right to rectification of inaccurate data
- Right to erasure ("right to be forgotten")
- Right to restrict processing
- Right to data portability
- Right to object to processing
- Rights related to automated decision-making and profiling
Our lawful basis for processing your personal data includes: consent, contract performance, legal obligations, and legitimate interests. You have the right to lodge a complaint with your local data protection authority if you believe we have not complied with GDPR requirements.